Sök

Integritetspolicy för koncernen Stockholms Handelskammare

I den här integritetspolicyn hittar du övergripande information om hur vi hanterar personuppgifter enligt gällande lagstiftning och särskilt med hänvisning till GDPR, General Data Protection Regulation (1) som träder i kraft den 25 maj 2018.

Bakgrund

Din personliga integritet är viktig för oss. Vi vill att du ska känna dig trygg i att vi hanterar dina personliga uppgifter på ett ansvarsfullt sätt, oavsett i vilket syfte du är i kontakt med oss. I den här integritetspolicyn hittar du övergripande information om hur vi hanterar personuppgifter enligt gällande lagstiftning och särskilt med hänvisning till GDPR, General Data Protection Regulation (1) som träder i kraft den 25 maj 2018.

Vilken information samlar vi in?
Informationen som samlas in behandlas av Stockholms Handelskammare, 262000–0261, och/eller Stockholms Handelskammare Service Aktiebolag, 556095–7952, på Brunnsgatan 2, 111 38 Stockholm.

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt. Till exempel samlas viss personligt identifierbar information in via våra webbsidor eller via kontaktformulär eller eventanmälningar.  Vilken information vi väljer att samla in om dig beror på hur och varför vår kontakt har uppstått. Om du besöker oss online och väljer att bli medlem, att prenumerera på något av våra olika nyhetsbrev, köpa någon av våra tjänster eller anmäla dig till något av våra event så är den information vi sparar oftast begränsad till ditt namn, e-post och telefonnummer och detta gör vi antingen för att hantera er önskan om att registreras hos oss samt för att förbättra användbarheten hos oss. Vi kräver inte att du registrerar dig eller lämnar personuppgifter för att ta del av informationen och materialet på vår hemsida. Om du registrerar dig kommer du dock att få information om aktiviteter, rapporter och evenemang som är inom samma intressekategori.

Handelskammaren sparar informationen med hänvisning till Dataskyddsförordningen, GDPR (1).

Vad är berättigat intresse?
När vi använder oss av den lagliga grunden intresseavvägning eller berättigat intresse innebär det att behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse. Exempelvis att kunna erbjuda dig information om våra produkter, tjänster, prenumerationer eller sammankomster av olika slag. Det kan också handla om att vi vill följa upp ditt besök på något av våra möten eller evenemang. Ytterligare ett berättigat intresse är att hålla våra inbjudningar, utskick och tjänster så relevanta som möjligt för dig. Vårt syfte är att ge dig service i form av relevant kommunikation, olika tjänster samt relevanta och anpassade erbjudanden. För den lagliga grunden – berättigat intresse – görs alltid en intresseavvägning mellan intresset av Stockholms Handelskammares behandling av personuppgifter och individens intresse av att skydda sina personuppgifter.

Handelskammaren säkerställer att behandling av dina personuppgifter sker säkert och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Vad är samtycke?
Samtycke, enligt personuppgiftslagen, är en frivillig och tydlig viljeyttring genom vilken den registrerade - efter att ha fått information - godtar behandlingen av personuppgifter om sig själv. Från och med den 25 maj 2018 kan vi komma att uttryckligen be dig att ge ditt samtycke när du anmäler dig som kund, medlem eller evenemangsbesökare. Det kommer då innebära att du kan komma att fortsatt få inbjudningar till olika evenemang och nätverk, nyheter om rapporter, nyhetsbrev och medlemsinformation via antingen post eller e-post via elektronisk kommunikation.

Du kan när du helst önskar, genom att kontakta oss, återkalla ditt samtycke eller ändra dina preferenser om vad du är intresserad. Du har alltid rätt att kostnadsfritt få tillgång till, korrigera, ta bort eller bestrida de personuppgifter som Handelskammaren har om dig genom att kontakta oss.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Prenumerationer
När du väljer att starta en prenumeration på något av våra nyhetsbrev behöver du uppge din e-postadress vilken Stockholms Handelskammare behöver för att uppfylla din önskan. Vi fortsätter lagra din e-postadress tills du väljer att sluta prenumerera på nyhetsbreven.

Medlemsorganisationen
För att få möjlighet att vara med och påverka och samtidigt ta del av alla rapporter, evenemang och övriga tjänster och som Stockholms Handelskammare erbjuder så uppmanar vi företag att bli medlemmar. För varje medlemsföretag behöver vi minst en kontaktperson. När ni ansöker om medlemskap hos oss behöver vi således personuppgifter såsom, namn, e-post och telefonnummer. Dessa personuppgifter används för att hålla er som medlemsföretag informerade om vad som händer hos Stockholm Handelskammare, skicka information, inbjudningar och nyhetsbrev mm. Vi sparar dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som uppgifterna från början samlades in för, eller om så kräves, enligt bokföringslagen.

Handelsdokument
När du nyttjar någon av tjänsterna för handelsdokument såsom exempelvis, men ej begränsat till ansökan om ursprungsintyg eller ATA-carnet, behöver vi lagra ditt namn, telefonnummer och e-postadress för att kunna utföra våra tjänster och följa tillämpad lagstiftning. Vi kommer att spara dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som uppgifterna från början samlades in för. Vi följer unionstullkodexen UCC (EU 952/2013), Lag (1990:515) om auktorisation av handelskamrar och Handelskammarförordning (1990:733) samt bokföringslagen.

Escrow (källkoder)
När du ingår avtal om källkodsdeponering hos Stockholms Handelskammare, efterfrågar vi personuppgifter såsom namn och e-postadress. Dessa uppgifter behöver vi för att utföra den önskade tjänsten. Vi sparar dina uppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som uppgifterna från början samlades in för eller så länge som bokföringslagen kräver.

Skiljedomsinstitutet (SCC)
SCC behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra sitt uppdrag inom ramen för de tjänster som vi tillhandahåller.

Om du kommer i kontakt med SCC genom ett skiljeförfarande kan vi komma att behandla personuppgifter som ditt namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, nationalitet, jobbtitel, språkkunskaper, samt din koppling till företag eller organisationer. Om du utsetts till skiljedomare behandlar vi även information om arvode och i förekommande fall skatter och sociala avgifter. Om du har visat intresse för utseenden som skiljedomare kan vi komma att behandla information som curriculum vitae, födelseår och specialistkompetens. Om du prenumererar på t.ex. vårt nyhetsbrev för att få affärsrelaterad information och marknadskommunikation från oss, behandlar vi dina personuppgifter såsom namn och e-postadress. Om du är medlem i något av de nätverk som SCC administrerar, behandlar vi personlig information såsom ditt namn, e-postadress och ev. telefonnummer och postadress.

Automatiskt insamlade data
Vi använder cookies och liknande spårningstekniker för att förbättra din upplevelse av våra tjänster. Genom dessa medel kan vi exempelvis få information om din webbläsartyp och ditt operativsystem, visade webbsidor, länkar som du klickat på, IP-adress, webbplatser du har besökt innan du kom till vår webbplats, e-post från oss som du öppnar, vidarebefordrar, eller använder för att klicka dig fram till vår webbplats.

Du kan ställa in din webbläsare som du önskar för att t.ex. sluta acceptera nya cookies, få ett meddelande när du får en ny cookie, inaktivera befintliga cookies och för att utelämna bilder.

Foto, film- och ljudupptagning
När du deltager vid några av våra evenemang, luncher, seminarier, utbildningar, informationsmöten eller dylikt så kan vi komma att spela in eller fotografera evenemanget och personer som deltar. Det medför att du som deltagare kan komma att förekomma i ljud- och bildinspelningar eller fotografier. Handelskammaren behandlar denna information på olika sätt och den kan även komma att publiceras internt eller externt. Handelskammaren kommer inte att publicera namn eller foton, ljud- eller bildupptagningar med deltagare som har en framträdande roll utan deltagarens samtycke.

Hur används data som samlas in?

Hantering av tidigare registrerade uppgifter
För medlemsföretag, medlemskontaktpersoner, eventdeltagare och intressepersoner som registrerats före den 25 maj 2018 har Handelskammaren följt Dataskyddsförordningens (GDPR) Artikel 6 punkten 1 (f) om intresseavvägning gällande fortsatt hantering av personuppgifter.

Vi delar personligt identifierbar information med bolag inom Stockholms Handelskammares koncern. Vi kan också komma att dela information med tjänsteleverantörer som vi har anlitat för att utföra tjänster för vår räkning, t.ex. för att hjälpa till att driva kampanjer eller göra utskick. Dessa tjänsteleverantörer kan få tillgång till personligt identifierbar information om våra besökare och intressenter, om det behövs för att utföra uppgifter åt oss, men de har inte vårt tillstånd att använda eller avslöja informationen utom om så krävs för att utföra tjänster för vår räkning eller uppfylla juridiska krav.

Hur hanterar vi personuppgifter och personnummer?

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Stockholms Handelskammare säljer inte dina personuppgifter till någon och vi delar naturligtvis inte ut dina personuppgifter till vem som helst. Som tidigare nämnts kan vi i vissa fall dock komma att dela dina personuppgifter med utvalda tredje parter. Om det sker ser vi till att överföringen sker på ett säkert sätt som bevarar din integritet. Nedan är kategorier av mottagare som vi kan dela dina uppgifter med,

Andra bolag inom Handelskammarkoncern. För att ha möjlighet att hantera särskilt medlemsavgiften kan personuppgifter komma att överföras till föreningen Stockholms Handelskammare från Stockholms Handelskammares Service AB i koncernen.

Samarbetspartners som används till exempel när Stockholms Handelskammare släpper rapporter och pressmeddelanden. Stockholms Handelskammare som är en mötesplats med många seminarier, nätverksträffar och evenemang använder dina uppgifter för att kunna bjud in och informera om vad som händer hos oss kan vi även komma att skicka ut nyhetsbrev och eventbrev med inbjudningar.

Systemleverantörer för affärssystem och ärendehantering. För att kunna genomföra våra uppdrag och tjänster så lagrar vi dina uppgifter till exempel i vårt affärssystem (ett system som administrerar våra kunder och kontakter).

Leverantörer av tryck och distribution. Vi kan även komma att dela uppgifter om dig med leverantörer som tillhandahåller tryck och distribution.

Parter, ombud och skiljedomare inom ramen för ett skiljeförfarande.

När samlar vi in personnummer?
Ibland kan vi komma att behöva ditt personnummer eftersom det är det enda sättet att kunna säkerställa din identitet vid till exempel avtalsskrivning eller om du är medlem som privatperson. Vi kommer endast behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet samt för att säkerställa din identitet vid till exempel avtalsskrivning eller om du är part i ett skiljeförfarande.

Lagring och lagringstid
Personuppgifter lagras av Stockholms Handelskammare under den tid det är nödvändigt för de ändamål som specificeras ovan. Det kan vara så länge som det är nödvändigt för att kunna utföra det vi lovat dig enligt våra avtal eller andra åtaganden. Det kan även vara så länge det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut. Stockholms Handelskammare gallrar registrerade personuppgifter regelbundet. Stockholms Handelskammare vidtar även rimliga åtgärder för att hålla de personuppgifter som behandlas aktuella och att radera inaktuella och på andra sätt felaktiga eller överflödiga personuppgifter.  Vi på Stockholms Handelskammare har löpande rutiner som säkerställer att vi inte lagrar onödiga uppgifter om dig och vi minimerar lagringstiden i så stor utsträckning som möjligt.

Var behandlar vi dina personuppgifter?
Stockholms Handelskammare och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att våra leverantörer och samarbetspartners lever upp till samma säkerhets- och skyddsnivå som tillämpas i EU/EES.

Frågor till Stockholms Handelskammare

Har du frågor rörande vår hantering av dina personuppgifter eller vill du använda någon av dina rättigheter kopplade till hanteringen av personuppgifter? Då är du välkommen att kontakta oss på Handelskammaren enligt uppgifterna nedan.

Om du kontaktar oss på GDPR@chamber.se  är ditt ärende i trygga händer och vi återkommer till dig inom kort.

Personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter:

Personuppgiftsansvarig är Stockholms Handelskammare (org.nr. 262000–0261) och Stockholms Handelskammares Service AB (org.nr. 556095–7952) med besöksadress Brunnsgatan 2, 111 38 STOCKHOLM. Postadress är Box 16050, 103 21 STOCKHOLM.

Tel: 08-555 100 00

E-post: GDPR@chamber.se